Si vous êtes, comme moi, passionnément engagés dans le monde associatif, vous comprendrez l’importance capitale d’une communication fluide et d’une organisation sans faille dans l’associatif. C’est un défi quotidien, surtout lorsque les ressources sont limitées. Cependant, la transition numérique n’est plus une option mais une nécessité. D’ailleurs 26 % des associations ont vu leurs pratiques numériques s’accélérer en 2020 et 19 % se sont lancées à cette occasion (Source: Solidatech & Recherches & Solidarités, 2022). Cela souligne une prise de conscience, mais aussi un besoin d’accompagnement.

👉 AUJOURD’HUI laissez-moi vous partager une expérience qui a véritablement transformé notre manière de travailler au sein de BenevolatCotedAzur.fr : Nous avons découvert et adopté Google Workspace for Nonprofits, la version gratuite de la suite d’outils professionnels de Google, conçue spécifiquement pour les associations.

Avant cette transition, notre quotidien était parsemé d’adresses e-mail gratuites manquant de professionnalisme, de documents dispersés sur divers ordinateurs, et d’une coordination parfois chaotique de nos agendas. Grâce à Google Workspace, notre association a franchi un nouveau cap. 🤝 Imaginez : nous disposons désormais d’adresses mails personnalisées à notre nom de domaine, comme contact@benevolatcotedazur.fr, ce qui renforce instantanément notre crédibilité.

Depuis nous avons ainsi structuré nos échanges grâce aux Groupes de discussion, créé des signatures d’e-mail uniformes pour toute l’équipe, et centralisé l’ensemble de nos fichiers sur un Google Drive partagé et sécurisé avec 100 To (Cela corresponds à plus d’un milliard d’e-mails, quatre milliards de fichiers Excel de 100 lignes ou de pages Word, voir même plus de 33 millions de photos !). Nos réunions en visioconférence ne se coupent plus avec Google Meet, et la planification de nos événements et permanences est grandement simplifiée grâce à Google Agenda, qui nous permet même d’offrir des créneaux de réservation spécifiques pour des entretiens sur les plages disponibles automatiquement.

Cet ensemble d’outils s’est avéré être une aide précieuse, et je suis convaincu qu’il peut l’être pour vous aussi, que vous dirigiez une association sportive cherchant à mieux coordonner ses activités, un bureau des étudiant(e)s (BDE) en pleine effervescence événementielle, un club de loisirs soucieux de bien gérer ses adhérents, ou une fédération désireuse de structurer ses multiples actions de façon plus professionnelle via le numérique. Cet article vous guidera à travers les avantages et le processus pour obtenir gratuitement ces outils.

Autres fonctionnalités disponibles

Google Workspace for Nonprofits est bien plus qu’une simple offre logicielle ; c’est une véritable main tendue par Google aux organisations à but non lucratif. Google pour les Associations a pour mission d’aider les associations à maximiser leur impact en leur donnant accès à ses technologies. Tel que, également, Google Ad Grants, un autre programme de Google pour les Associations, offrant 10 000 $ de publicité en ligne par mois aux associations éligibles, illustrant l’ampleur de l’engagement de Google (Source: Google for Nonprofits). De surcroit, cette suite regroupe une panoplie d’applications pour la productivité, la collaboration et la communication, toutes hébergées dans le cloud, ce qui signifie qu’elles sont accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à internet.

Les Avantages Concrets de Google Workspace pour Votre Quotidien Associatif

L’adoption de Google Workspace a un impact direct et positif sur le fonctionnement quotidien des associations. L’étude de Solidatech et Recherches & Solidarités (2022) révèle que pour les associations, le numérique permet notamment de gérer plus efficacement les activités (pour 63 % d’entre elles) et facilite le travail collaboratif (pour 50 % d’entre elles).

Ces chiffres montrent bien l’enjeu de se tourner vers le numérique via une plateforme optimisée aux besoins associatifs et avec une limite (quasiment) indépassable. L’un des premiers bénéfices visibles est la crédibilité apportée par des adresses email personnalisées (nom@monassociation.fr). Fini les adresses génériques qui peuvent semer le doute, les mails perdus, les mots de passe oubliés ; vous affichez d’emblée une image sérieuse. Ceci est renforcé par la possibilité de mettre en place des signatures d’e-mail harmonisées pour tous les membres automatiquement avec des bannières spécifiques (prochains événements, nouvel article, publicité). Pour un club sportif, par exemple, cela signifie une communication plus officielle avec les membres, les parents ou les sponsors en augmentant les possibilités d’intégrer des CTA ainsi que votre crédibilité, encore une fois.

La collaboration devient ensuite plus simple. En effet, avec Google Drive et son vaste espace de stockage, tous les documents essentiels sont centralisés en plus des photos de vos compétitions, événements, équipes… Chaque membre autorisé peut y accéder, les consulter et, si besoin, les modifier en temps réel, même à plusieurs simultanément sur le même document grâce à Google Docs, Sheets ou Slides. L’étude précitée indique que 43 % des associations utilisaient des outils de partage et de stockage de documents en 2022, contre 36 % en 2019, montrant une progression mais aussi une marge d’amélioration (Source: Solidatech & Recherches & Solidarités, 2022).

Imaginez un bureau d’étudiant(e)s préparant ensemble un événement : le budget est suivi sur un Google Sheet partagé, le plan de communication est co-écrit sur Google Docs, et la présentation pour les partenaires est conçue collectivement sur Google Slides. Une fois tout achevé vous pourrez communiquer vos supports depuis vos mails associatifs séparant les mails de vos mails Pro et Perso !

👉 Via Google Workspace et Google Drive vous pourrez permettre à vos membres de classer vos designs Canva directement dans les dossiers pour les archiver, ne plus les perdre et même permettre un accès aux designs de votre associations à vos membres du bureau et autres ayant les accès au drive. (Cliquez ici pour l’activer !)

La communication interne et externe est également optimisée. Les Groupes via Google Workspace est un outil puissant pour créer des listes de diffusion où vous pourrez créer un mail membres@benevolatcotedazur.fr (avec l’autorisation donnée aux membres du bureau uniquement, par exemple, d’envoyer des mails) pour automatiquement l’envoyer à tous les membres inscrit sur la liste de diffusion qui sont mêmes en dehors de vos mails spécifiques (licenciés, médias, partenaires… Nous l’utilisons également pour chaque pôle.

Pour les réunions à distance, Google Meet offre une solution de visioconférence stable. L’usage de la visioconférence a d’ailleurs explosé, avec 59 % des associations y ayant recours en 2022 (Source: Solidatech & Recherches & Solidarités, 2022) avec une limite de 150 participant(e)s et une durée maximale de 24 heures vous pourrez profiter au maximum de cette fonctionnalité pour vos assemblées, conseils, réunions… Sachant que les visioconférences réalisées via Google Meet peuvent être enregistrée et partagées sur YouTube automatiquement selon votre configuration voir même retransmise en live YouTube augmentant la limite de participant à l’infini via votre chaîne YouTube.

Enfin, l’organisation générale de l’association gagne en clarté et en efficacité. De par l’archivage sur le drive mais aussi Google Agenda qui permet de créer des calendriers partagés et trouver en un instant des disponibilités communes. L’utilisation des agendas partagés concernait 28 % des associations en 2022 (Source: Solidatech & Recherches & Solidarités, 2022), un chiffre qui pourrait augmenter avec une meilleure connaissance des outils ainsi que de l’importance de cette fonctionnalité notamment pour les fédérations ou grandes associations avec des salariés. En effet, une fonctionnalité particulièrement utile est la possibilité de créer des plages de réservation de créneaux. Tout cela, accessible de n’importe où et de manière totalement gratuite, ce qui représente une économie substantielle.

Comment obtenir Google Workspace Pour Les association (Gratuitement)

Obtenir Google Workspace gratuitement pour votre association implique de suivre une procédure spécifique. Bien que cela demande un peu d’attention aux détails, les bénéfices à long terme en valent largement l’investissement en temps. Sachez que j’ai mis la première fois 6 mois avant d’y aboutir et 2 semaines la seconde en aidant une autre association sur ce point. C’est pour cela que je vous écris aujourd’hui cet article.

1.     Première Étape : Confirmer l’Éligibilité de Votre Association

Avant de vous lancer, il est crucial de vérifier que votre structure répond aux critères d’éligibilité de Google. Concrétement, votre association doit être officiellement enregistrée comme une organisation à but non lucratif (telle une association loi 1901 en France). Il est important de noter que les entités gouvernementales, les hôpitaux, les établissements de santé et les établissements d’enseignement (qui bénéficient d’autres programmes comme Google Workspace for Education) ne sont généralement pas éligibles. Vous devrez également accepter les conditions d’utilisation spécifiques de Google. Pour connaître les critères précis applicables à votre pays, consultez la page officielle de Google for Nonprofits. 👉 Cliquez ici pour vérifier votre éligibilité !

« Les organisations doivent être enregistrées en tant que : (i) organisation à but non lucratif établie conformément à la loi applicable ET publiée au Journal officiel des associations ou dans toute autre publication légale française.«  Google

2.     Deuxième Étape : Procéder à l’Inscription sur Google pour les Associations

Une fois l’éligibilité confirmée, rendez-vous sur le site Google pour les Associations (une simple recherche « Google for Nonprofits » vous y mènera). Cliquez sur l’option pour démarrer l’inscription. Dés lors, Vous aurez besoin d’un compte Google existant (ou vous devrez en créer un avec un mail lambda) qui servira de compte administrateur initial pour votre organisation au sein de l’écosystème Google. Remplissez ensuite avec soin le formulaire d’inscription en fournissant toutes les informations demandées concernant votre association : son nom officiel, son adresse, son site web (si existant, sinon fortement conseillé), et son numéro d’enregistrement légal (RNA ou SIREN/SIRET). 👉 Procédez à l’inscription sur Google For Non Profit en cliquant ici !

3.     Troisième Étape : La Validation par un Partenaire Externe

Google collabore avec des partenaires locaux chargés de vérifier le statut à but non lucratif des organisations candidates. En France, comme dans de nombreux autres pays, ce partenaire est Percent (qui a repris les activités de validation de TechSoup pour Google dans certaines régions). Après avoir soumis votre demande initiale à Google, vous serez invité à poursuivre le processus de validation via le portail de ce partenaire ou non selon les informations initialement fournies (Sauf cas spécifique où vous seriez déjà inscris avec un compte mail google officiel de votre site web). La qualité et la clarté des documents fournis sont essentielles pour une validation rapide, qui peut prendre de quelques heures à quelques jours. Vous serez informé par email dés l’issue de cette vérification.

4.     Quatrième Étape : Activer les Produits Google Workspace

Félicitations 🥳 🎉 ! Une fois que votre association a été validée, vous pouvez retourner sur le portail Google pour les Associations. Vous y verrez que votre organisation est désormais approuvée et vous pourrez procéder à l’activation des différents produits offerts, notamment Google Workspace. L’activation de Google Workspace vous guidera à travers la configuration de votre nom de domaine. Si vous possédez déjà un nom de domaine (comme monassociation.fr), vous devrez prouver que vous en êtes le propriétaire. Google fournit des instructions détaillées pour réaliser cette opération. Si vous n’avez pas encore de nom de domaine, c’est le moment d’en acquérir un (Environ 40 euros pour 5 ans pour un .fr avec l’hébergeur OVH). Vous pourrez ensuite créer vos premiers comptes utilisateurs, jusqu’à 2000 utilisateurs pour la version gratuite de Google Workspace for Nonprofits. 👉 Cliquez ici pour obtenir la page en question une fois la validation reçue.

Quelques Astuces et Points d’Attention pour une demande sereine

Pour que votre demande se déroule sans accroc, une bonne préparation est essentielle. Avant de commencer, rassemblez tous les documents officiels de votre association. Avoir ces documents scannés et prêts à être téléchargés vous fait gagner un temps précieux. Soyez également méticuleux lors de la saisie des informations demandées pour ne pas avoir à y revenir.

Le processus de validation peut parfois prendre un peu de temps. Faites preuve de patience. N’hésitez pas à consulter les sections d’aide et les FAQ. Un autre point important concerne le nom de domaine : un nom de domaine personnalisé est indispensable pour bénéficier pleinement des avantages de Google Workspace. L’investissement annuel est minime au regard des bénéfices (moins de 10 euros par an pour un nom de domaine en .fr avec OVH par exemple : 36 euros les 5 ans). Enfin, désignez au sein de votre association un administrateur motivé et un minimum à l’aise avec les outils numériques.

En effet, dans cet axe il est intéressant de noter que selon l’étude de Solidatech (2022), 45 % des associations mettent en avant la nécessité d’une mise à niveau de leurs membres peu ou pas initiés au numérique, et 47 % souhaitent avoir une meilleure connaissance des outils numériques existants. Un administrateur curieux et pédagogue sera donc un atout. Vous pouvez aussi me contacter pour que je vous suive dans cette démarche bénévolement ou pour bénéficier d’une formation sur cet outil devenu indispensable.

En bref…

La mise en place de Google Workspace for Nonprofits représente certes un petit investissement en temps et en attention au début. Cependant, comme nous l’avons vécu chez BenevolatCotedAzur.fr, et comme le soulignent les tendances de numérisation du secteur associatif, les avantages en termes d’organisation interne, de professionnalisation de notre image et de facilitation de la collaboration sont considérables et, surtout, durables. Le numérique n’est plus un luxe mais un levier essentiel pour l’efficacité et l’impact des associations. En 2022, 53 % des associations se disaient « en progrès » dans leurs pratiques numériques (Source: Solidatech, 2022).

Adopter des outils numériques comme Google Workspace est un véritable atout pour votre association. En tant que freelance dans l’événementiel et passionné par le monde associatif, je propose bénévolement mon aide pour faciliter votre transition numérique. Que ce soit pour activer des solutions comme Wix ou Canva pour les associations, vous guider dans ces démarches ou créer du contenu informatif, n’hésitez pas à me solliciter pour que votre structure se concentre sur sa mission essentielle.